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所谓政府信息的公开,是指政府机构通过多种方式公开其政务活动,公开有利于公民实现其权利的信息资源,允许用户通过查询、阅览、复制、下载、摘录、收听、观看等形式,依法利用各级政府部门所控制的信息。中国国务院信息化工作办公室指出,《政府信息公开条例》已被列为国务院2006年一类立法计划,有望今年出台。《政府信息公开条例》施行后,将对政府信息公开做强制性要求,原则是以公开为前提,不公开为例外。 在庞大的政府信息资源库中,只有一类信息资源具有凭证性、唯一性、可靠性和权威性,这就是在国家和机构活动中为开展各项业务和行政管理活动而形成的、具有特定效用的凭证性信息——文件,以及由文件转化而成的历史记录、现行工作的信息源——档案。这种独特的信息资源是机构的核心信息资源,是机构可持续发展的信息支持和信息保障,也是整个政府信息资源最珍贵的重要组成部分。因此,档案、文件、信息资源的开发利用与政府信息公开息息相关。那么政府信息公开必然对保管档案的档案馆产生深远影响。 公共档案馆是指馆藏档案作为社会的公共资源能全面、准确地反映社会的基本历史面貌,应开放的信息资源能借助各种媒介畅通地传递,并广泛地为社会公众利用的文化机构。表现为服务对象的大众化、馆藏资源的多样化、档案管理的网络化和档案人员的职业化。我国过去没有使用过“公共档案馆”这一名称,自《中华人民共和国档案法》修订后,各级综合档案馆已经开始向国家公共档案馆转化。然而,此时更多的是概念化的东西,与真正意义上的“公共档案馆”还相差甚远。从档案学现有著作和论文来看,并没有给“公共档案馆”下一个明确的概念,将公共档案馆与国家档案馆等概念相混淆,或者看似在论述公共档案馆,其实只是将国家档案馆做了名称改变等情况屡见不鲜。所以研究政府信息公开环境下的公共档案馆是非常有意义的。 公共档案馆脱胎于传统档案馆,在性质和功能上必有相同之处(或者赋予了新的涵义),但是作为进化肯定又有不同之处。公共档案馆作为国家的科学文化事业机构,在性质上,除了继承传统档案馆的政治性、历史性、教育性之外,更加突出公共性、独立性、文化性。在功能上,仍保持与传统综合档案馆的基本职责:集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料,维护历史的真实面貌,为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。除此之外,更加强调学术研究、文化教育、信息服务、休闲娱乐等功能,力争为公众提供高质量、多样化的服务。 政府信息公开对公共档案馆建设具有积极的意义。各部委及省市颁布的《政府信息公开条例》为公共档案馆建设提供了政策支持;政府信息公开的本质是公共信息的公开化,为公共档案馆建设提供了理念支持;政府信息公开对档案开放期限、未到进馆年限的档案利用需求、档案信息开放内容范围具有深远影响;为配合政府信息公开的进程,各级政府部门也纷纷授权当地的综合档案馆开展现行文件利用服务工作,开拓了档案馆的职能。作为科学文化事业机构,公共档案馆在保持独立性的前提下,如何处理好与政府的关系,是一个值得深思的问题。 现行文件公开是政府信息公开的必然,也是实现政府信息公开的一种重要形式和手段,因此,伴随着我国政府信息公开的不断推行,许多档案馆建立了现行文件阅览中心,自2000年4月深圳市档案馆建立了全国第一家文档资料服务中心以来,档案馆现行文件阅览中心如雨后春笋般地得到了建立和发展。而且确立了档案馆作为“集中查阅窗口”的地位,明确了送交信息的机制。因此,可以说公共档案馆迎来了一个充分发挥其公共服务功能的良好契机,成为政府信息公开工作的一个重要组成部分,在党、政府和公众之间架起了一座信息沟通的桥梁。 笔者认为,为了使公共档案馆名副其实,那么就需要有一部分档案馆过渡为公共档案馆。某档案馆是否划入公共档案馆,主要应考虑:是否以普通公众为服务对象,以及具有为普通公众提供平等服务的义务;是否有提供相应服务的法律保障;是否有满足公众需求的资源保障。我国对档案馆有多种划分,从以上条件来看最有资格过渡为公共档案馆的还是综合档案馆。 为了使公共档案馆真正成为社会文化事业的一个重要组成部分,我国有必要制定以《公共档案馆法》为核心,包括档案馆一系列具体业务工作规范为具体内容的法律法规体系,明确:公共档案馆的职能以及为保证职能实现所赋予公共档案馆的权力,包括接收和征集各类档案的权限,确定档案控制及开放范围的权限,制定相关业务标准的权限等;公共档案馆与相应的档案行政管理部门的关系;各级公共档案馆馆长的职责范围及权限;公共档案馆管理档案所必须具备的馆库、设备等标准;公共档案馆经费来源;公共档案馆内部各职能部门的具体职能及相应的任职条件等。 为了保障公共档案馆的实现,就需要有一系列配套的措施。在馆藏结构和内容上加强公共档案馆馆藏建设,满足公众的多样化需求;从服务对象和服务内容、服务机制、服务理念上,建设服务主导性公共档案馆,变被动为主动;打造一支职业化的档案工作者队伍,提高档案工作者的素质和能力,才能真正推动档案工作的开展。