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企业依据其面临的外部环境和内部环境制定战略和经营政策,并设计与之相适应的组织结构和业务流程。财务控制系统旨在为企业的利益相关者提供一种激励机制,以保证战略和经营政策的实施贯彻。控制离不开信息,财务控制信息系统(FCIS)是为财务控制提供信息支持的子系统,是整个财务控制系统发挥作用的重要保证。
随着信息技术在企业管理中的广泛应用,企业的信息系统极大的改变了企业的运行方式。财务控制作为企业管理的重要方面,也因为信息技术的发展产生了深刻的变化。在大型的集团化企业中,这种变化尤其明显。如预算、责任会计、平衡计分卡等原有财务控制方法的执行效果均因信息技术的使用得到很大的改善。同时,集团企业资金集中管理、销售价格和信用额度的实时控制、统一的供应商评价体系,跨企业电子对帐结算等财务控制方法的创新无不是建立在先进的信息技术基础之上,依靠特定的信息系统功能模块得以实现的。
对于特定的企业而言,信息技术的发展只是为提高财务控制的效率提供了可能性,而非必然性。实现这种可能性的过程即建立新的或优化原有的财务控制信息系统的过程,这一过程的顺利完成要求我们对于财务控制信息系统的本质特征、构建原则、结构模型和运行机制进行深入的研究。
对FCIS进行系统地研究有利于我们在理论上加深对它的理解,从而在实践中建立有效运行的系统。FCIS有效运行包含三层含义:(1)FCIS本身无故障地运行;(2)FCIS和组织结构、业务流程、奖惩措施等要素形成良好配合,达到满意的财务控制效果;(3)FCIS能够不断优化和改进,以适应外部要素的变化和充分利用信息技术发展的优势。
本文试图研究一个可以有效运行的FCIS以下几方面内容:FCIS既是财务控制系统的子系统,又是企业信息系统的子系统,它在这两个系统中的定位是什么?它和企业中其它信息系统的关系是什么?它是由哪些部分构成的?构建FCIS应该考虑哪些因素?遵循什么原则?FCIS的运行机制是什么?这些都将是本文研究的主要课题。
论文首先回顾和评述了控制理论和财务控制理论的演变与发展,并着重分析了有关信息技术对财务控制影响的已有文献。通过文献分析发现,目前尚无关于财务控制信息系统的详尽而深入的研究,许多问题都没有得到系统的讨论,这也是本论文研究的意义所在。接下来,论文讨论了FCIS所基于的理论基础:系统论、信息论、控制论和契约论。然后,论文从合规经营、提高经营效率等方面来分析财务控制信息在企业中的作用,论文分析了财务控制信息的使用者、提供者以及他们的特点,进而提出了包括相关性、可靠性、可理解性、整体性、可分析性等主要特征和效益大于成本及重要性等约束条件的财务控制信息质量特征体系。基于此,论文阐述了财务控制信息系统的构建原则,提出财务控制信息系统的构建应遵循战略导向原则、基于业务流程原则、公司治理导向原则以及信息集成和开放的原则。
FCIS的结构模型是全文的核心部分,论文阐述了FCIS在企业财务控制系统和企业信息系统中的定位,然后从概念、功能、软件等方面论述FCIS的结构模型,在此基础上进一步分析各种传统财务控制方法在FCIS中的体现以及FCIS对财务控制方法的创新。当然在企业中,一个完全符合构建原则的财务控制信息系统也不一定能有效运行,FCIS的有效运行不仅仅与其自身的特征有关,还必须具备一些外部条件,具体包括建立与FCIS相适应的组织结构、建立财务总监委派制度、建立与FCIS相适应的企业信息文化和学习文化,以及建立信息系统审计机制等。
论文还通过一家集团企业的案例具体分析该企业FCIS的构建、运作和优化的过程和效果,验证部分前文所述理论,同时得到在实践方面的有益启示。